テクノロジーで社内の非効率を無くす

こんにちは、BOXIL開発に携わっている、新卒エンジニアの高砂と申します！

私はスマートキャンプにてこれまでインターンとして1年、新卒社員として1年ほど働いています。

皆さんは、普段の業務の中で「これって非効率だな」と感じた経験はありますか？

私はこれまで業務の中で非効率を見つけると、社内コミュニケーションツール「Slack」上で動くbotをGASで開発などして解決していました。

本記事では、開発した業務効率化botの内でお気に入りのものを3つほどご紹介し、その中でも特に注力した1つについて詳しくお話ししていきます！

業務効率化bot3選

来客対応サポートbot

スマートキャンプでは「RECEPTIONIST」という受付サービスを利用しています。

来客時にSlack通知する機能があり非常に便利なのですが、この通知には来客名しか表示されず、誰の来客か分からないという弱点があります。

なのでこれまでは、その日の受付担当者が来客名とマッチするGoogleカレンダー上の予定を目視で探し、来客先の社員に連絡するというフローで対応していました。

しかしそれが非効率だと思った私は、下記のように自動で対応する予定を探し、連絡してくれるbotを作りました。

詳しくはこちらの記事で説明しているので、良ければご覧ください。 tech.smartcamp.co.jp

質問精度向上bot

入社したての頃、新卒の私は「良い質問の仕方」を身につけるのに苦戦しました。

質問が曖昧だったり、過去に聞いた事があるのにまた質問してしまったりしていました。

かといってそれを質問する度に意識するのも非常に難しいです。

なので私が質問する度に、botが質問文かどうかを下記のようなロジックで判定した上で、質問文の場合は「良い質問の仕方」を意識させるような問いかけをするにしました。

var questionWords = ['ですか？', 'ますか？']
if (receivedMessage.indexOf(questionWord) !== -1) {
  postMessage(message)
}

これにより私は、質問の度に「良い質問の仕方」を毎回意識することができ、自然と良い質問ができるようになりました。

日報半自動生成bot

スマートキャンプには「毎日退勤時に日報を書く」という文化があります。

その文化自体はとても良いものだと思うのですが、「日報の作成作業」にも非効率が潜んでいました。

それを解決する為に下記のようなbotを作成しました。

詳しくは次のセクションでお話ししていこうと思います。

日報半自動生成botの詳細

背景

先述した通り、スマートキャンプには「毎日退勤時に日報を書く」という文化があります。

その目的は2つあり、1つは業務報告、1つはコミュニケーション活性化です。

日報には下記のように「本日のタスク」と「雑感（ひとことコメントのようなもの）」を記載するので、2つの目的を達成できるようになっています。

なので日報を書くこと自体は重要なのですが、日報の前半の「本日のタスク」については、各自がGoogleカレンダーを見ながら手打ちで入力するという作業が発生していました。

「その作業は効率化し、雑感に時間をかけるべき」だと考えた私は、Googleカレンダーから自動で「本日のタスク」を抽出できるのでは考えました。

要件定義

前述の課題を解決するにあたって、下記要件が必要と考えました。

• Googleカレンダーから予定名を抽出して一覧化してくれる事
• 一覧を日報の定形フォーマットに挿入してくれる事
• 上記を特定の時間に共有してくれる事

これらを実現してくれるbotをGASで開発してみました。

実際の実装内容

実装は下記のように行いました。6つのセクションに分けて解説していきます。

①ーーーーーーーーーーーーーー
function main() {
  var sheetId     = PropertiesService.getScriptProperties().getProperties().sheetId
  var spreadsheet = SpreadsheetApp.openById(sheetId)
  
  var formSheet       = spreadsheet.getSheetByName('form')
  var formSheetValues = formSheet.getDataRange().getValues()
  
  var idTableSheet       = spreadsheet.getSheetByName('idTable')
  var idTableSheetValues = idTableSheet.getDataRange().getValues()

②ーーーーーーーーーーーーーー  
  formSheetValues.slice(1).forEach(function (formSheetRow) {
    var calendarId   = formSheetRow[1]
    var calendar     = CalendarApp.getCalendarById(calendarId)
    if (calendar !== null) {
      var events       = calendar.getEventsForDay(new Date())
      var eventMessage = ''

③ーーーーーーーーーーーーーー      
      events.forEach(function (event) {
        var title = event.getTitle()
        var status = event.getMyStatus()
        if (title !== '' && status != 'NO') {
          eventMessage += '・' + title + '\n'
        }
      })
      
      var mention = makeMention(calendarId, idTableSheetValues)
      var message = makeDailyReport(eventMessage, mention)
      postMessage(message)
    }
  })
}

④ーーーーーーーーーーーーーー
function makeMention(calendarId, idTableSheetValues) {
  var SLACK_ID_COLUMN = 2
  var EMAIL_COLUMN    = 3
  var mention = ‘’
  
  idTableSheetValues.forEach(function (idRow) {
    if (idRow[EMAIL_COLUMN] === calendarId) {
      mention = ‘<@‘ + idRow[SLACK_ID_COLUMN] + ‘> ‘
    }
  })
  return mention
}

⑤ーーーーーーーーーーーーーー
function makeDailyReport(message, mention) {
  return ‘今日の日報フォーマットを持ってきたわん！\n\n’ + mention + ‘*【日報】’ + Moment.moment().format(‘YYYY年MM月DD日（dddd）’) + ‘*’ + ‘\n```本日のタスク```\n’ + message + ‘\n```雑感```’
}

⑥ーーーーーーーーーーーーーー
function postMessage(message) {
  （中略）
}

まず①では、スプレッドシートから利用者情報を抽出しています。

アンケートで集めた日報半自動生成botの利用希望者一覧が記載されているスプレッドシートから、それぞれのメールアドレスおよびSlackのメンバーIDを引っ張ってきています。

①ーーーーーーーーーーーーーー
function main() {
  var sheetId     = PropertiesService.getScriptProperties().getProperties().sheetId
  var spreadsheet = SpreadsheetApp.openById(sheetId)
  
  var formSheet       = spreadsheet.getSheetByName('form')
  var formSheetValues = formSheet.getDataRange().getValues()
  
  var idTableSheet       = spreadsheet.getSheetByName('idTable')
  var idTableSheetValues = idTableSheet.getDataRange().getValues()

次に②では、①のメールアドレスをもとに対応するGoogleカレンダー、およびそこに記載されている今日の全予定を取得しています。

②ーーーーーーーーーーーーーー  
  formSheetValues.slice(1).forEach(function (formSheetRow) {
    var calendarId   = formSheetRow[1]
    var calendar     = CalendarApp.getCalendarById(calendarId)
    if (calendar !== null) {
      var events       = calendar.getEventsForDay(new Date())
      var eventMessage = ‘’

そして③では、②の全予定の中で「不参加」以外の予定の予定名を取得し、変数に代入しています。

③ーーーーーーーーーーーーーー      
      events.forEach(function (event) {
        var title = event.getTitle()
        var status = event.getMyStatus()
        if (title !== '' && status != 'NO') {
          eventMessage += '・' + title + '\n'
        }
      })
      
      var mention = makeMention(calendarId, idTableSheetValues)
      var message = makeDailyReport(eventMessage, mention)
      postMessage(message)
    }
  })
}

④では、①のメンバーIDからSlackでのメンション文言を生成しています。

④ーーーーーーーーーーーーーー
function makeMention(calendarId, idTableSheetValues) {
  var SLACK_ID_COLUMN = 2
  var EMAIL_COLUMN    = 3
  var mention = ‘’
  
  idTableSheetValues.forEach(function (idRow) {
    if (idRow[EMAIL_COLUMN] === calendarId) {
      mention = ‘<@‘ + idRow[SLACK_ID_COLUMN] + ‘> ‘
    }
  })
  return mention
}

そして⑤では、③の予定名情報および④のメンション文言を用いて、botが実際に送るメッセージ内容を生成しています。

⑤ーーーーーーーーーーーーーー
function makeDailyReport(message, mention) {
  return ‘今日の日報フォーマットを持ってきたわん！\n\n’ + mention + ‘*【日報】’ + Moment.moment().format(‘YYYY年MM月DD日（dddd）’) + ‘*’ + ‘\n```本日のタスク```\n’ + message + ‘\n```雑感```’
}

最後に⑥では、⑤で生成したメッセージを実際に送信する処理を行っています（良くある処理なのでこちらは省略させて頂きました）。

⑥ーーーーーーーーーーーーーー
function postMessage(message) {
  （中略）
}

以上の6つのセクションによって、今回の日報半自動生成botを実装しました。

実際の利用状況

最初は自分の為に作り始めたbotでしたが、社内公開してからクチコミで色んな方に利用して頂き、今ではなんと30人以上が利用しています！（全正社員の4割ほどにあたります）

また、利用者から寄せられた声をもとに定期的にアップデートもしており、好評をいただいています。

まとめ

最近の業務ツールはAPI連携が盛んであり、特にGASでSlack用のbotを作るのは自由度が高いです。

業務ツールの移り変わりと共に非効率な作業も発生しがちなものなので、皆さんもそれをbotで解決してみてはいかがでしょうか？

スマートキャンプのミッションである「テクノロジーで社会の非効率を無くす」を、引き続き社内でも体現していこうと思います！